การนำระบบงานอัตโนมัติและ AI Agent มาใช้

For Your Business

ธุรกิจที่เหมาะสมและช่วงเวลาที่ควรเริ่ม

ธุรกิจที่ต้องกรอกข้อมูลซ้ำในหลายระบบ รวบรวมเอกสารเพื่อส่งอนุมัติ หรือมอบหมายงานตามรายละเอียดของแต่ละกรณี สามารถเริ่มประเมินการทำงานอัตโนมัติได้ งานที่ควรสำรวจก่อนมักมีข้อมูลนำเข้า ขั้นตอน สถานะการเสร็จสิ้น และผู้รับผิดชอบที่ระบุได้ชัดเจน

ก่อนเพิ่มปริมาณการประมวลผลเอกสาร นำระบบใหม่มาใช้ หรือส่งมอบงานระหว่างบุคลากร ควรทบทวนกฎการทำงานปัจจุบัน หากวิธีจัดการต่างกันในแต่ละครั้ง ให้แยกว่าความแตกต่างใดมีเงื่อนไขชัดเจน และส่วนใดยังต้องอาศัยการตัดสินใจของคน การเพิ่มเครื่องมือ AI เพียงอย่างเดียวไม่อาจแก้ส่วนที่ยังไม่มีกฎการทำงานที่แน่นอนได้

The Challenge

ปัญหาที่ธุรกิจพบบ่อย

ขั้นตอนที่บันทึกไว้มักครอบคลุมเฉพาะกรณีปกติ แต่ไม่มีวิธีจัดการเอกสารที่ถูกส่งกลับ ข้อมูลไม่ครบ การส่งซ้ำ หรือระบบขัดข้อง เมื่อนำระบบอัตโนมัติมาใช้ ข้อยกเว้นเหล่านี้อาจทำให้แจ้งเตือนซ้ำ สร้างรายการซ้ำ หรือเกิดงานค้างที่ไม่มีผู้รับผิดชอบ

การอ่านเอกสารได้ไม่ได้หมายความว่าเนื้อหาทางธุรกิจถูกต้อง แม้ระบบจะดึงตัวเลขออกมาได้ ยังต้องตรวจสกุลเงิน วันที่ การจับคู่ฟิลด์ และความสัมพันธ์ในการคำนวณ เอกสารที่มีรูปแบบหรือคุณภาพต่างกันต้องประเมินด้วยตัวอย่างของบริษัท ไม่ควรนำผลจากการสาธิตเครื่องมือมาใช้เป็นข้อสรุปโดยตรง

เมื่อ Agent ใช้เครื่องมือได้ ผลกระทบจะขยายไปถึงระบบที่เชื่อมต่อ หากบัญชีมีสิทธิ์มากเกินไป งานที่ต้องการเพียงอ่านข้อมูลอาจแก้ไขหรือลบข้อมูลได้ด้วย จึงต้องกำหนดขอบเขตการดำเนินงานให้ชัดเจนก่อนเชื่อมระบบ

Our Approach

แนวทางและข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง

แยกงานตามขั้นตอนตายตัวออกจากงานของ AI Agent

เวิร์กโฟลว์แบบตายตัวกำหนดขั้นตอนและเงื่อนไขไว้ในโปรแกรมล่วงหน้า ส่วน AI Agent เลือกขั้นตอนถัดไปและเครื่องมือได้ตามงาน ธุรกิจสามารถใช้ทั้งสองแนวทางร่วมกัน โดยเลือกตามกฎการทำงาน ความแตกต่างของเนื้อหา และขอบเขตสิทธิ์ที่อนุญาตให้ใช้

งานตรวจสอบ แปลงไฟล์ หรือแจ้งเตือนที่มีกฎชัดเจนสามารถใช้ขั้นตอนที่กำหนดไว้ก่อนได้ ส่วนที่ต้องเข้าใจเนื้อหาหรือเลือกขั้นตอนถัดไปจึงค่อยประเมินการใช้ AI แต่ละงานควรมีเงื่อนไขการเสร็จสิ้น เครื่องมือที่อนุญาต และวิธีหยุด เพื่อไม่ให้ระบบลองซ้ำโดยไม่มีผลลัพธ์ที่ส่งมอบได้

กำหนดสิทธิ์ในเครื่องมือและระบบที่ใช้ทำงาน

เครื่องมือที่มีความสามารถ สิทธิ์ หรืออิสระในการทำงานเกินความจำเป็น อาจทำให้ข้อผิดพลาดส่งผลรุนแรงขึ้น เรากำหนดสิทธิ์อ่านและเขียนตามแต่ละงาน พร้อมวางขั้นตอนอนุมัติอย่างชัดเจนสำหรับการชำระเงิน การลบข้อมูล และการเผยแพร่ภายนอก ต้องบังคับใช้การควบคุมในเครื่องมือหรือระบบธุรกิจ การเขียนข้อจำกัดไว้ในพรอมต์เพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอ

ก่อนเชื่อมระบบ ให้ยืนยันทิศทางการส่งข้อมูลที่อนุญาต อินเทอร์เฟซที่ใช้ได้ และข้อจำกัดการเข้าถึงของแต่ละระบบ พร้อมตรวจว่าการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างเครื่องมือเป็นไปตามข้อกำหนดขององค์กร เลือกแนวทางจากสภาพแวดล้อมที่มีและผลทดสอบจริง

Preparation

บริษัทต้องเตรียมเอกสารอะไรบ้าง?

• กระบวนการและข้อยกเว้น: ขั้นตอนการดําเนินงาน เงื่อนไขการกระตุ้น กฎการอนุมัติ และเหตุผลในการปฏิเสธ
• เอกสารและฟิลด์: ตัวอย่างตัวแทนที่ได้รับอนุญาต ฟิลด์ที่จําเป็น ความแตกต่างของรูปแบบ และกฎการตรวจสอบ
• ระบบและสิทธิ์การเข้าถึง: อินเทอร์เฟซเชื่อมต่อ สภาพแวดล้อมทดสอบที่ใช้ได้ ขอบเขตสิทธิ์อ่านและเขียน และผู้ประสานงานที่รับผิดชอบ
• การตรวจรับและดูแลระบบ: ปริมาณงาน เกณฑ์เสร็จงาน ผู้ตรวจทาน และวิธีให้บุคลากรรับช่วงเมื่อเกิดข้อผิดพลาด

Project Planning

การประเมินเวลาและค่าใช้จ่าย

ระยะเวลาขึ้นอยู่กับทางแยกของกระบวนการ ประเภทเอกสาร ระบบที่เชื่อมต่อ และข้อยกเว้นที่ต้องจัดการ การใช้ API ที่พร้อมและสภาพแวดล้อมทดสอบครบถ้วนมีปริมาณงานต่างจากการควบคุมระบบเก่าผ่านหน้าจอ หากต้องเขียนข้อมูลในระบบใช้งานจริง ต้องเผื่อเวลาตรวจสอบและวางแผนเปลี่ยนไปใช้งานจริงด้วย

ควรแยกค่าใช้จ่ายในการสำรวจโดยที่ปรึกษา การพัฒนาเวิร์กโฟลว์ สิทธิ์ใช้งานของบุคคลที่สาม ปริมาณการใช้โมเดลและการอ่านเอกสาร ตลอดจนการบำรุงรักษา การทดลองอาจเริ่มจากเอกสารประเภทเดียวหรือขั้นตอนหนึ่งของงาน แล้วพิจารณาขยายจากจำนวนงานที่สำเร็จจริง ปริมาณการแก้ไขโดยคน และสาเหตุของข้อผิดพลาด