ที่ปรึกษา ISO 30301 ระบบการจัดการบันทึก

For Your Business

ธุรกิจที่เหมาะสมและช่วงเวลาที่ควรเริ่ม

องค์กรที่ต้องเก็บหลักฐานธุรกรรม การอนุมัติ และการปฏิบัติงาน ใช้ระบบนี้ได้เมื่อข้อมูลกระจัดกระจายในอีเมล กระดาษ หรือหลายระบบจนตรวจความครบถ้วนและหน้าที่จัดเก็บได้ยาก การรวมองค์กร เปลี่ยนเป็นดิจิทัล หรือเปลี่ยนระบบก็เป็นจังหวะเหมาะที่จะทบทวน

ขอบเขตอาจอยู่ในองค์กรเดียวหรือครอบคลุมบันทึกระหว่างองค์กรที่ทำกิจกรรมธุรกิจร่วมกัน ต้องระบุก่อนว่ากิจกรรมใดต้องมีหลักฐานอะไร และใครมีหน้าที่เก็บหรือสิทธิ์ใช้

The Challenge

ปัญหาที่ธุรกิจพบบ่อย

การค้นพบข้อมูลไม่ได้ยืนยันว่าตัดสินใจอย่างไรในเวลานั้น หากขาดรุ่น เวลา ผู้อนุมัติ หรือบริบท แม้เก็บไฟล์จำนวนมาก ก็อาจอธิบายลำดับเหตุการณ์ไม่ได้

อีกปัญหาคือเก็บข้อมูลทุกอย่างตลอดไปหรือปล่อยให้แต่ละคนลบเอง ระบบต้องแยกการเก็บรักษา ข้อจำกัดในการจัดการปลายอายุ และการทำลายที่ได้รับอนุมัติตามธุรกิจและหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง ไม่ใช่เพียงกำหนดชื่อโฟลเดอร์

Our Approach

แนวทางและข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง

บริการนี้ใช้ ISO 30301:2019 กับ Amd 1:2024 ส่วน ISO/PRF 30301 ยังอยู่ระหว่างพัฒนา จึงยังไม่ใช้แทนฉบับที่เผยแพร่แล้ว มาตรฐานสนับสนุนเป้าหมายธุรกิจและธรรมาภิบาล ใช้วิธีประเมินความสอดคล้องได้หลายแบบ และไม่ได้บังคับซื้อซอฟต์แวร์เฉพาะ

การสร้างและรับเข้าเอกสารหลักฐาน

ระบุหลักฐานที่ต้องมีจากธุรกรรม การอนุมัติ และการปฏิบัติงาน รวมทั้งเนื้อหา เมตาดาต้า และจุดที่ต้องรับข้อมูลเข้า บันทึกอาจอยู่ในสื่อต่างกัน แต่ต้องรักษาบริบทให้เข้าใจและตรวจสอบย้อนกลับได้ตามการใช้งาน

การเข้าถึงและความสมบูรณ์

กำหนดหมวดหมู่ หน้าที่เก็บรักษา สิทธิ์ตามบทบาท และการติดตามใช้งาน เมื่อย้ายข้ามระบบ ต้องตรวจเนื้อหา ความเชื่อมโยง และความสามารถในการอ่าน ไม่ใช่ตรวจเพียงว่าจำนวนไฟล์เท่ากัน

การเก็บรักษาและการจัดการเมื่อครบอายุ

กำหนดเหตุผลเก็บรักษาและผู้ตรวจทานสำหรับบันทึกแต่ละประเภท รวมขั้นตอนระงับการทำลาย ลบโดยได้รับอนุมัติ หรือส่งมอบ หากมีข้อพิพาทหรือหน้าที่เก็บรักษาอื่น ต้องตรวจเงื่อนไขก่อนใช้กำหนดอายุเดิม

Preparation

บริษัทต้องเตรียมเอกสารอะไรบ้าง?

• กิจกรรมและประเภท: กระบวนการธุรกิจ ประเภทบันทึก และเวลาที่สร้างบันทึก
• ระบบและสื่อ: สําเนากระดาษ, ระบบอิเล็กทรอนิกส์, สถานที่จัดเก็บ และวิธีการโอนถ่าย
• สิทธิ์และการจัดเก็บข้อมูล: การจัดประเภท บทบาทการเข้าถึง ฐานการจัดเก็บ และกฎระเบียบการกําจัด
• การเรียกดูและปัญหาที่พบ: ตัวอย่างบันทึก ผลเรียกดู และข้อมูลการสูญหายหรือปัญหาในการจัดการเมื่อครบอายุ

สำหรับการหารือเบื้องต้น สามารถส่งสรุปหรือตัวอย่างที่ลบข้อมูลระบุตัวบุคคลแล้ว ส่วนข้อมูลฉบับเต็มให้ส่งตามขอบเขต สิทธิ์การเข้าถึง และวิธีรักษาความลับที่ตกลงกัน ตรวจสอบก่อนว่าข้อมูลเดิมยังใช้ได้หรือไม่ แล้วจึงเติมส่วนที่ขาด โดยไม่ถือว่าต้องจัดทำเอกสารใหม่ทั้งหมด

Project Planning

การประเมินเวลาและค่าใช้จ่าย

ประเมินงานจากประเภทบันทึก ปริมาณข้อมูลเก่า จุดเชื่อมต่อระบบ และความซับซ้อนของหน้าที่เก็บรักษา การจัดข้อมูลเก่า สแกนเป็นดิจิทัล และย้ายระบบอาจต้องเป็นโครงการแยก ไม่ถือว่ารวมอยู่ในงานวางระบบโดยอัตโนมัติ

แต่ละโครงการจะตกลงจำนวนครั้งและความรับผิดชอบในการสัมภาษณ์ ณ สถานประกอบการ การปรับเอกสาร การฝึกอบรม การสนับสนุนการตรวจประเมินภายใน และการติดตามการปรับปรุง ค่าที่ปรึกษาระบบไม่ได้รวมการรับรองโดยบุคคลที่สาม การทดสอบเฉพาะทาง งานวิศวกรรม หรือบริการทางกฎหมายโดยอัตโนมัติ กำหนดการเปลี่ยนใบรับรองเดิมให้สอดคล้องกับมาตรฐานฉบับใหม่ต้องยืนยันกับหน่วยรับรอง