ที่ปรึกษา ISO/IEC 19770-1 ระบบการจัดการสินทรัพย์ไอที

For Your Business

ธุรกิจที่เหมาะสมและช่วงเวลาที่ควรเริ่ม

องค์กรที่มีสิทธิใช้งานซอฟต์แวร์ บริการคลาวด์แบบสมัครสมาชิก และฮาร์ดแวร์กระจายในหลายหน่วยงาน เริ่มได้จากข้อมูลจัดซื้อ ติดตั้ง และใช้งาน ควรกำหนดวิธีจัดการร่วมกันเมื่อควบรวมองค์กร จำนวนบุคลากรเพิ่มเร็ว หรือผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ขอตรวจสิทธิใช้งาน

กำหนดขอบเขตจากสินทรัพย์ไอทีและหน้าที่จริงขององค์กร ไม่จำกัดเฉพาะคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ เพื่อให้ฝ่ายไอที จัดซื้อ การเงิน และทรัพยากรบุคคลใช้ข้อมูลร่วมกัน

The Challenge

ปัญหาที่ธุรกิจพบบ่อย

หากซื้อสิทธิใช้งานแล้วหาสัญญาไม่พบ หรือสำรวจพบซอฟต์แวร์แต่ไม่ทราบสิทธิใช้งาน จะเทียบข้อมูลและประเมินต้นทุนกับความเสี่ยงได้ยาก เมื่อส่งมอบอุปกรณ์หรือพนักงานลาออก หากไม่ปรับบัญชีผู้ใช้ การสมัครสมาชิก และผู้รับผิดชอบดูแลทรัพย์สิน อาจยังเสียค่าใช้จ่ายต่อเนื่อง

เครื่องมือสำรวจสินทรัพย์ไอทีช่วยระบุการติดตั้งได้บางส่วน แต่ไม่สามารถตีความสัญญาหรือตัดสินว่าการใช้งานถูกกฎหมายแทนองค์กรได้ ต้องเชื่อมโยงข้อมูล สัญญา และความรับผิดชอบในการจัดการเข้าด้วยกัน

Our Approach

แนวทางและข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง

ISO/IEC 19770-1:2017 ร่วมกับ Amd 1:2024 กำหนดข้อกำหนดระบบการจัดการสินทรัพย์ไอทีทุกประเภท ไม่กำหนดรายละเอียดทางการเงิน บัญชี หรือเทคนิคของสินทรัพย์แต่ละชนิด และไม่ได้มุ่งจัดการข้อมูลที่แยกจากฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ การสอดคล้องกับมาตรฐานนี้ไม่ได้แปลว่าสอดคล้องกับ ISO 55001 โดยอัตโนมัติ

ขอบเขตสินทรัพย์และหน้าที่รับผิดชอบ

การให้คำปรึกษาช่วยระบุฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และสิทธิที่อยู่ในขอบเขต รวมถึงแหล่งข้อมูลและผู้รับผิดชอบในการเก็บรักษา ใช้งาน และจัดการ ผลการสำรวจควรอธิบายวัตถุประสงค์และความรับผิดชอบได้ ไม่ใช่เพียงรายการอุปกรณ์

กระทบยอดข้อมูลติดตั้งกับสิทธิใช้งาน

เทียบสัญญาจัดซื้อและหลักฐานสิทธิใช้งานกับการติดตั้งและใช้งานจริง เพื่อหารายการที่ไม่ตรงกัน เกณฑ์นับสิทธิและข้อจำกัดต่างกันตามผู้จำหน่าย หากจำเป็น ให้บุคลากรที่เหมาะสมช่วยตรวจเงื่อนไข

วงจรชีวิตและการเลิกใช้งาน

กำหนดขั้นตอนจัดซื้อ ติดตั้ง เปลี่ยนแปลง โอนย้าย และเลิกใช้งานให้เชื่อมกับการเปลี่ยนแปลงบุคลากรและการจัดการผู้จัดหา เมื่อเลิกใช้งานต้องตรวจการจัดการสินทรัพย์ ข้อมูล สิทธิ และค่าใช้จ่ายต่อเนื่องด้วย

Preparation

บริษัทต้องเตรียมเอกสารอะไรบ้าง?

• ทรัพย์สินและการใช้งาน: รายการฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ ข้อมูลการติดตั้ง และหน่วยผู้ใช้
• สิทธิ์และสัญญา: สัญญาจัดซื้อ การให้สิทธิ์ การสมัครสมาชิก และสัญญาบํารุงรักษา
• การเปลี่ยนแปลงและการเลิกใช้งาน: บันทึกการส่งมอบ การโอน การเรียกคืน และการยกเลิก
• ผู้รับผิดชอบและการกระทบยอด: กระบวนการจัดการ การเชื่อมต่อกับงานการเงิน และความคลาดเคลื่อนจากการสำรวจสินทรัพย์

สำหรับการหารือเบื้องต้น สามารถส่งสรุปหรือตัวอย่างที่ลบข้อมูลระบุตัวบุคคลแล้ว ส่วนข้อมูลฉบับเต็มให้ส่งตามขอบเขต สิทธิ์การเข้าถึง และวิธีรักษาความลับที่ตกลงกัน ตรวจสอบก่อนว่าข้อมูลเดิมยังใช้ได้หรือไม่ แล้วจึงเติมส่วนที่ขาด โดยไม่ถือว่าต้องจัดทำเอกสารใหม่ทั้งหมด

Project Planning

การประเมินเวลาและค่าใช้จ่าย

ประเมินจากประเภทสินทรัพย์ รูปแบบสิทธิใช้งาน สถานที่ และความพร้อมของข้อมูลกระทบยอด เครื่องมือสำรวจอัตโนมัติ การช่วยตรวจสอบสิทธิใช้งาน หรือการจัดระเบียบข้อมูลย้อนหลังจำนวนมากต้องตกลงแยก เงื่อนไขของผู้จำหน่ายแต่ละรายใช้แทนกันไม่ได้

แต่ละโครงการจะตกลงจำนวนครั้งและความรับผิดชอบในการสัมภาษณ์ ณ สถานประกอบการ การปรับเอกสาร การฝึกอบรม การสนับสนุนการตรวจประเมินภายใน และการติดตามการปรับปรุง ค่าที่ปรึกษาระบบไม่ได้รวมการรับรองโดยบุคคลที่สาม การทดสอบเฉพาะทาง งานวิศวกรรม หรือบริการทางกฎหมายโดยอัตโนมัติ กำหนดการเปลี่ยนใบรับรองเดิมให้สอดคล้องกับมาตรฐานฉบับใหม่ต้องยืนยันกับหน่วยรับรอง